AI 请求可能不只是文字，还包括附件、对话历史、已连接账号，或从其他系统复制的信息。发送前，用户应了解输入了什么数据、哪个服务会收到，以及这种使用是否符合所在组织的政策。
本文提供一般性的认知与实践建议，不构成法律意见，也不是任何特定服务的隐私政策。不同产品、套餐和设置的数据处理方式各异，应查看对应的官方说明。
识别敏感数据
敏感数据不只有密码。视情境而定，个人身份信息、客户记录、财务或健康资料、未公开合同、商业机密和内部内容都可能需要保护。
即使删掉姓名，一段内容仍可能敏感。职位、地点、日期和事件组合起来，有时足以识别个人或组织。应查看整体背景，而不只是单个字段。
发送前先检查
粘贴内容或上传文件之前，问自己：
- 必须使用真实数据吗？ 能否用样例或匿名化版本？
- 哪个服务会收到数据？ 是组织批准的服务，还是个人账号？
- 数据会如何处理？ 是否查看了对应套餐的保留设置和政策？
- 谁能访问？ 文件权限是否超出实际需要？
- 能否撤销访问？ 任务完成后知道如何处理吗？
如果关键问题没有答案，就暂停并询问数据负责人或组织内有权限的人。
附件也需要检查
上传前查看隐藏页面、评论、修订历史、联系方式、元数据或他人的资料。电子表格可能有隐藏工作表；文档也可能保留评论或作者姓名。
只提供所需部分。如果 AI 只需分析几列，就不一定要发送整个数据库。减少输入既能限制暴露，也能让任务更聚焦。
已连接账号与权限
连接到邮箱、云端存储或任务系统的工具，可能在授权范围内访问数据。“已连接”不等于每项操作都适合每个任务。
遵循最小必要权限。条件允许时区分读取和写入；定期检查旧连接并撤销不再需要的权限。发送、删除、发布或修改数据之前，应由人确认。
API 密钥与凭证
API 密钥、密码、恢复码和访问令牌都属于凭证。不要放进提示词、公开文档、截图或共享代码中。如果需要 AI 检查代码，先用虚假值替换密钥，并在分享前再次检查。
如果怀疑密钥泄露，按相关服务的流程撤销或轮换，并通知负责人。从界面删除消息，不一定会让信息在所有地方消失。
本地优先并不代表绝对隐私
应用可能在设备上处理部分数据，同时仍为某些任务连接其他服务。“本地优先”本身不能证明所有数据始终留在电脑中、不经网络传输，或不会存放在其他地方。
应核实实际的数据流：哪些操作在本地完成，哪些会调用外部服务，哪些供应商会收到内容，以及设置如何影响数据保留。不要根据营销标签推断隐私承诺。
在团队中建立安全习惯
组织可以约定获准工具、允许使用的数据类型、匿名化做法和审批人。指南应提供明确示例、事件报告渠道和复查日期。
分享前也要检查输出，因为 AI 可能重复输入资料，或把信息放进意外位置。隐私保护不止于上传，还涉及草稿的保存位置和接收者。
任务完成后再次确认
任务结束不一定代表数据生命周期结束。检查草稿存在哪里、谁能打开、分享链接是否仍有效，以及是否还需要保留。基于敏感数据的摘要，即使删除姓名也可能暴露重要信息。
团队应约定已批准结果的存放位置和草稿的区分方式。不要只为方便就在多个服务中创建副本。删除资料或撤销权限时，遵循服务与组织的流程，不要以为删除界面中的一个副本就等于删除所有副本。
要点： 只向合适的服务分享必要数据，并限制权限。如果不了解数据如何处理，就使用样例资料或先询问负责人。
总结
使用 AI 处理文档和数据时，要考虑信息类型、账号、连接权限和数据流。不存在适用于所有供应商的通用设置。
处理敏感工作时遵循组织政策和所用服务的官方说明。未经批准，不要提交真实资料。